Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d)

Kennzahl 5467

Aufgabengebiet:

Führung des Sekretariats des International Office (IO) und Assistenz der IO-Leitung in allen administrativen Belangen. Dies umfasst im Einzelnen:

• Allgemeine Sekretariatstätigkeiten mit Kommunikation in Deutsch und Englisch
  
• Unterstützung bei der Abwicklung und Prüfung von internationalen Drittmittelprojekten und weitere finanztechnische Tätigkeiten (Vorbereitung der Budgetplanung, Überwachung mehrerer Kostenstellen, Durchführung von Beschaffungen etc.)
  
• Organisatorische Vorbereitung von Dienstreisen ins Ausland
  
• Vorbereitung von Besuchen ausländischer Delegationen und internationaler Veranstaltungen
  
• Betreuung ausländischer Gäste der Hochschule
  
• Unterstützung bei der internationalen Außendarstellung der Hochschule (Pflege der Website und des Instagram-Kanals des IO, Erstellen von Präsentationsmaterialien, Bereitstellung von Informationen über die Hochschule etc.)
  

Einstellungsvoraussetzungen:

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fremdsprachensekretär/-in oder vergleichbare Qualifikation
  
• Sehr gute englische Sprachkenntnisse; Kenntnisse weiterer moderner Fremdsprachen sind von Vorteil
  
• Ausgeprägte interkulturelle Kompetenz und Freude an der internationalen Zusammenarbeit und Kommunikation
  
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
  
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
  
• Sicherer Umgang mit den aktuellen MS-Office-Anwendungen
  
• Erfahrung mit einem Content-Management-System ist erwünscht
  
• Gute Kenntnis finanztechnischer Abläufe und Verfahren
  
• Fähigkeit zu selbständiger, eigenverantwortlicher Arbeit, Serviceorientierung, hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität
  
• Erfahrung in der Administration internationaler Hochschulkooperationen ist erwünscht
  

Wir bieten:

• Herausfordernde und abwechslungsreiche Aufgaben in einem anspruchsvollen Umfeld
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Zusatzrente nach VBL
• Zuschuss zum JobTicket BW / Deutschland-Ticket
• Gleitende Arbeitszeit und ein attraktives Arbeitsumfeld
• Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen
• Leistungsgerechte Eingruppierung

Die Beschäftigung ist unbefristet. 

Die Eingruppierung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 7 TV-L.

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