Sekretär (m/w/d) des Dekanats der Fakultät für Architektur und Bauwesen (AB)

Kennzahl

5770

Sie unterstützen schwerpunktmäßig den Dekan und die Geschäftsführung bei der Leitung und Organisation der Fakultät für Architektur und Bauwesen.

Durch die selbständige Organisation und Koordination der Abläufe in Ihrem Aufgabenbereich sorgen Sie für einen reibungslosen Tagesablauf.

Aufgabengebiet:

• Unterstützung des Dekans und der Geschäftsführerin durch die Übernahme vielfältiger Koordinations-, Kommunikations-, Projektunterstützungs- und Organisationsaufgaben zur erfolgreichen Führung der Fakultät AB (u.a. Einladung und Protokollieren der Sitzungen; Einholung und Weitergabe von Informationen)
• Dokumenten- und Finanzmanagement (inkl. Berichte und Auswertungen) der Fakultät
• Erfassung und Überwachung von Terminen und Berichten
• Ansprechpartner:in für Mitglieder der Fakultät zu organisatorischen Fragen wie z.B. Arbeitsabläufe, Formulare etc.
• Allgemeine Büroorganisation, analoge und digitale Korrespondenz
• Vorbereitung und Erstellung der Verträge für studentische Hilfskräfte, Zusammenarbeit mit der Personalabteilung

Einstellungsvoraussetzungen:

• Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung im kaufmännischen oder im Verwaltungsbereich als Projektassistenz oder eine für die Position vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung im Office Management
• Organisationstalent, serviceorientiert, engagiert und loyal
• hohe Kommunikationskompetenz - wir stellen uns eine Person vor, die per Mail, Telefon und im persönlichem Kontakt gleichermaßen eloquent, freundlich und verbindlich agiert, auch mit Studierenden
• sehr gute Kenntnisse in branchenüblichen EDV-Lösungen, insbesondere Microsoft-Office-Produkte
• sehr gute Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse, gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Fähigkeit und Freude sowohl selbstständig als auch teamorientiert zu arbeiten
• Interesse, eigene Ideen und Erfahrungen einzubringen
• Bereitschaft, sich in neue Aufgaben und bestehende Buch-haltungssysteme einzuarbeiten

Wir bieten:

• Herausfordernde und abwechslungsreiche Aufgaben in einem anspruchsvollen Umfeld
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Zusatzrente nach VBL
• Zuschuss zum JobTicket BW / Deutschland-Ticket
• JobBike BW
• Gleitende Arbeitszeit und ein attraktives Arbeitsumfeld
• Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen
• Leistungsgerechte Eingruppierung

Die Beschäftigung ist unbefristet.

Die Eingruppierung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Bewerberportal!